مدخل إلى مايكروسوفت فورم أونلاين 365: الأداة الذكية لبناء النماذج وتحليل البيانات

يشكل “مايكروسوفت فورم أونلاين 365” (Microsoft Forms Online 365) أحد الحلول المبتكرة التي أطلقتها شركة مايكروسوفت ضمن حزمة تطبيقات مايكروسوفت 365 السحابية، ليخدم احتياجات المؤسسات التعليمية، والقطاعات الحكومية، والشركات الخاصة، وحتى الاستخدامات الفردية. يتميز هذا التطبيق بقدرته العالية على إنشاء استبيانات ونماذج إلكترونية تفاعلية دون الحاجة إلى مهارات برمجية، مما يجعله في متناول الجميع، ويقدم إمكانيات واسعة في جمع وتحليل البيانات بطريقة سهلة ومرنة.

نشأة مايكروسوفت فورم ضمن حزمة Microsoft 365

ضمن استراتيجيتها للتحول الرقمي والاعتماد على الحوسبة السحابية، أطلقت شركة مايكروسوفت تطبيق “Microsoft Forms” في عام 2016 كأداة تفاعلية تستهدف في البداية المؤسسات التعليمية، إلا أنها سرعان ما توسعت لتشمل الاستخدامات المؤسسية والتجارية. تندرج هذه الأداة ضمن مجموعة Office 365 والتي تُعرف الآن بـMicrosoft 365، وتعمل بسلاسة مع باقي التطبيقات مثل Excel وTeams وOutlook، مما يجعلها خيارًا مثاليًا للتكامل في بيئات العمل والتعلّم.

المميزات الرئيسية لمايكروسوفت فورم أونلاين

تتمتع أداة مايكروسوفت فورم بمجموعة من الخصائص التي تجعلها أداة قوية لإنشاء الاستبيانات والنماذج الإلكترونية:

1. واجهة استخدام بسيطة وسهلة

تم تصميم واجهة مايكروسوفت فورم لتكون بديهية وسهلة الاستخدام، مما يمكّن أي مستخدم – حتى من دون خلفية تقنية – من إنشاء نموذج أو استبيان في دقائق معدودة. يمكن سحب الحقول وترتيبها، وإضافة أسئلة متعددة الخيارات أو إجابات نصية أو تواريخ أو تقييمات بكل سلاسة.

2. تنوع أنواع الأسئلة

يتيح مايكروسوفت فورم أنواعًا متعددة من الأسئلة التي يمكن استخدامها لتكوين نموذج احترافي، وتشمل:

• الاختيار من متعدد

• النصوص القصيرة والطويلة

• التقييم بالنجوم أو الأرقام

• الأسئلة من نوع نعم/لا

• تحميل الملفات

• تحديد التواريخ

3. إمكانية التخصيص والتنسيق

يمكن للمستخدم تخصيص النماذج حسب الرغبة من خلال تغيير الخلفية، إضافة شعار المؤسسة، وتعديل تخطيط النموذج ليتناسب مع هوية المؤسسة البصرية.

4. مشاركة سهلة وآمنة

يمكن مشاركة النماذج عبر روابط مباشرة أو من خلال البريد الإلكتروني، كما يمكن تضمينها في مواقع إلكترونية أو إرسالها عبر Microsoft Teams. كذلك يمكن تحديد من يمكنه تعبئة النموذج: فقط مستخدمو المؤسسة، أو أي شخص يحمل الرابط.

5. تحليل البيانات في الوقت الفعلي

مايكروسوفت فورم يقدم تقارير تحليلية فورية تظهر عدد الردود، ونسب الإجابات، والمتوسطات، وغيرها. يمكن أيضًا تصدير النتائج إلى ملف Excel للحصول على تحليلات أعمق أو دمجها مع أدوات ذكاء الأعمال مثل Power BI.

6. دعم الذكاء الاصطناعي

تستخدم مايكروسوفت تقنيات الذكاء الاصطناعي في Forms لاقتراح أسئلة بناءً على المحتوى، وتحليل الاستجابات، وتقديم تنبيهات حول الإجابات غير المكتملة أو المكررة، ما يعزز دقة البيانات وجودتها.

استخدامات مايكروسوفت فورم في مختلف القطاعات

القطاع التعليمي

• الاختبارات الإلكترونية: يسمح للمعلمين بإنشاء اختبارات متعددة الخيارات وتقييم الأداء بسهولة.

• استطلاعات الرأي الطلابية: جمع آراء الطلاب حول جودة التعليم، أو الأنشطة الطلابية.

• نموذج حضور: تتبع الحضور والغياب إلكترونيًا في المحاضرات أو الاجتماعات المدرسية.

قطاع الأعمال

• استطلاع رضا العملاء: أداة فعالة لجمع ردود فعل العملاء على المنتجات أو الخدمات.

• تقييم الأداء: استخدامه كوسيلة لتقييم أداء الموظفين والفرق الإدارية.

• التسجيل في الفعاليات: إنشاء نماذج تسجيل لحضور المؤتمرات والندوات.

الاستخدام الحكومي والمجتمعي

• استطلاعات المواطنين: جمع آراء الجمهور حول السياسات أو الخدمات العامة.

• استبيانات تنظيمية داخلية: دراسة رضا الموظفين أو احتياجات الدوائر المختلفة داخل الوزارات والمؤسسات الحكومية.

مقارنة مايكروسوفت فورم مع أدوات مشابهة

يوضح الجدول أعلاه أن مايكروسوفت فورم يتميز بتكامله القوي مع منظومة Microsoft 365، ما يجعله الأنسب للمؤسسات التي تعتمد على هذه الحزمة.

التوافق والأمان في Microsoft Forms

نظرًا لطبيعة استخدامه في جمع البيانات، أولت مايكروسوفت عناية كبيرة لأمان مايكروسوفت فورم من خلال الميزات التالية:

• تشفير البيانات: يتم تشفير البيانات المخزنة والمنقولة باستخدام بروتوكولات أمان متقدمة.

• الامتثال للمعايير الدولية: مثل ISO/IEC 27001 وGDPR.

• إمكانية تحديد صلاحيات الوصول: بحيث يمكن التحكم بمن يمكنه عرض النموذج أو المشاركة فيه.

تكامل مايكروسوفت فورم مع تطبيقات Microsoft الأخرى

من أبرز نقاط القوة في مايكروسوفت فورم هو تكامله التام مع مجموعة تطبيقات مايكروسوفت:

مع Excel

عند إنشاء نموذج جديد، يمكن ربطه مباشرة بملف Excel على OneDrive، بحيث تُحفظ الردود مباشرة في الجدول وتُحدّث تلقائيًا. يسمح هذا بالقيام بتحليلات متقدمة باستخدام صيغ Excel، أو إعداد مخططات مرئية بيانية.

مع Teams

يمكن تضمين نموذج داخل محادثة في Microsoft Teams لتشجيع المشاركين على تعبئته بشكل جماعي أو فردي. هذا التكامل مثالي للاجتماعات الافتراضية والتعاون عن بعد.

مع Power Automate

يُستخدم Power Automate لأتمتة الإجراءات بناءً على الردود في Microsoft Forms. فمثلاً، عند تلقي رد معين، يمكن إرسال إشعار تلقائي بالبريد الإلكتروني أو إدخال البيانات تلقائيًا في قاعدة بيانات SharePoint.

خطوات إنشاء نموذج في Microsoft Forms

لإنشاء نموذج جديد في مايكروسوفت فورم، يمكن اتباع الخطوات التالية:

1. تسجيل الدخول إلى Microsoft 365.

2. الدخول إلى forms.microsoft.com.

3. النقر على “نموذج جديد”.

4. إدخال عنوان ووصف للنموذج.

5. البدء في إضافة الأسئلة واختيار نوع كل سؤال.

6. تخصيص النموذج من خلال تغيير الألوان وإضافة شعار.

7. تحديد إعدادات النموذج (من يمكنه الرد، السماح برد واحد فقط، ترتيب عشوائي للأسئلة…).

8. النقر على “مشاركة” للحصول على رابط أو كود تضمين.

9. بعد جمع الردود، يمكن عرضها في واجهة التحليل أو تصديرها إلى Excel.

أهم النصائح لاستخدام Microsoft Forms بكفاءة

• تصميم الأسئلة بوضوح: تجنب الغموض أو الكلمات ذات المعاني المتعددة.

• استخدام فروع المنطق (Branching): لتخصيص تجربة المستخدم بناءً على إجاباته.

• مراجعة النموذج قبل الإرسال: تجنب الأخطاء اللغوية أو التكرار.

• تحديد وقت للنموذج: خاصة في الاختبارات أو الاستبيانات الزمنية.

• تحديث النماذج دوريًا: بناءً على تحليل النتائج السابقة.

التحديات المحتملة في استخدام مايكروسوفت فورم

رغم المميزات العديدة، إلا أن هناك بعض التحديات التي قد يواجهها المستخدمون:

• محدودية في التصميم مقارنة ببعض الأدوات الأخرى مثل Typeform.

• التحليلات المتقدمة محدودة في حال عدم التصدير إلى Excel أو Power BI.

• يعتمد على اتصال الإنترنت المستقر، فلا يعمل بكفاءة دون توفر الشبكة.

مستقبل مايكروسوفت فورم

مع تطور الذكاء الاصطناعي وتوجه الشركات إلى الاعتماد الكامل على التقنيات السحابية، يبدو مستقبل Microsoft Forms واعدًا. من المتوقع أن يتم تعزيز قدراته التحليلية، وإضافة تكاملات أوسع مع أدوات مثل Copilot من مايكروسوفت، مما سيجعل من الأداة منصة ذكية لجمع البيانات وتحليلها واتخاذ قرارات قائمة عليها.

خاتمة

يمثل مايكروسوفت فورم أونلاين 365 نقلة نوعية في طرق جمع وتحليل البيانات على المستوى الفردي والمؤسسي. بفضل واجهته السهلة، وتكامله مع أدوات Microsoft 365، ودعمه لأفضل معايير الأمان، أصبح خيارًا مثاليًا لإنشاء النماذج والاستبيانات الإلكترونية، ويعزز من الإنتاجية وجودة العمل في مختلف المجالات.

المراجع:

1. Microsoft Official Documentation: https://support.microsoft.com/en-us/forms

2. Microsoft 365 Blog: https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-forms