مدخل إلى شير بوينت (SharePoint): منصة التحول الرقمي للمؤسسات

شير بوينت (SharePoint) هو أحد الحلول البرمجية التي طورتها شركة مايكروسوفت بهدف تمكين المؤسسات من إدارة المعلومات والموارد والتعاون بين الفرق بكفاءة عالية. منذ إطلاقه لأول مرة في عام 2001، تطور شير بوينت ليصبح منصة قوية تُستخدم على نطاق واسع لإدارة المحتوى، مشاركة الملفات، إنشاء مواقع إلكترونية داخلية (Intranets)، وتنظيم سير العمل (Workflow) في الشركات الصغيرة والكبيرة على حد سواء.

يُعتبر شير بوينت جزءًا أساسيًا من حزمة مايكروسوفت 365، ويمكن استخدامه كخدمة قائمة على السحابة (SharePoint Online) أو كمثبت على الخوادم الداخلية للمؤسسة (SharePoint Server). هذا التنوع في النشر يجعل من شير بوينت منصة مرنة تلائم احتياجات مختلف المؤسسات.

1. المفهوم الأساسي لشير بوينت

شير بوينت ليس مجرد أداة لتخزين الملفات، بل هو نظام إدارة محتوى وتعاون مؤسسي متكامل. يُمكِّن المنظمات من:

• إنشاء بوابات ومواقع مخصصة.

• مشاركة المستندات والملفات.

• تنظيم المحتوى والوثائق بطريقة متقدمة.

• العمل التعاوني بين فرق العمل المختلفة.

• بناء تدفقات عمل آلية لتنظيم العمليات الداخلية.

يعتمد شير بوينت على بنية تعتمد على المواقع (Sites) التي يمكن تخصيصها حسب الحاجة، حيث يمكن لكل فريق أو قسم في المؤسسة أن يمتلك موقعًا خاصًا به لإدارة أعماله اليومية.

2. أبرز استخدامات شير بوينت في المؤسسات

أ. إنشاء المواقع الداخلية (Intranet)

تُستخدم المواقع الداخلية التي يُمكن إنشاؤها عبر شير بوينت كمراكز اتصال داخلية تجمع الموظفين وتوفر لهم بوابة موحدة للوصول إلى الأخبار، السياسات، الوثائق المهمة، والمصادر المشتركة. يتيح ذلك للمنظمات:

• تحسين التواصل الداخلي.

• بناء هوية مؤسسية موحدة.

• توحيد الوصول إلى المعلومات.

ب. إدارة المستندات (Document Management)

يُعتبر شير بوينت من أقوى الأنظمة في مجال إدارة الوثائق، حيث يوفر وظائف مثل:

• التحكم في نسخ الوثائق (Version Control).

• صلاحيات الوصول والتحكم (Permissions).

• إمكانية العمل الجماعي على نفس المستند في الوقت الفعلي.

• تنظيم الوثائق داخل مكتبات (Libraries) تحتوي على بيانات وصفية (Metadata) تسهّل البحث والتنظيم.

ج. الأتمتة وتدفقات العمل (Workflows)

يتيح شير بوينت أتمتة العمليات الإدارية والموافقات الداخلية باستخدام Power Automate أو أدوات سير العمل المدمجة. يمكن على سبيل المثال:

• إنشاء تدفق عمل لمراجعة الوثائق.

• إرسال إشعارات تلقائية عند رفع ملفات.

• إدارة الطلبات الداخلية كطلبات الشراء أو الإجازات.

د. التكامل مع منتجات مايكروسوفت الأخرى

شير بوينت مدمج بشكل كامل مع باقي منتجات مايكروسوفت مثل:

• مايكروسوفت تيمز (Microsoft Teams): يمكن استخدام شير بوينت لتخزين ملفات القنوات.

• آوتلوك (Outlook): ربط الجداول الزمنية والتقويمات.

• إكسل وورد وباوربوينت: تحرير المستندات مباشرة من المتصفح دون الحاجة إلى تنزيلها.

3. المكونات الأساسية لمنصة شير بوينت

أ. المواقع (Sites)

شير بوينت يُبنى على مفهوم المواقع، والتي تُقسم إلى:

• المواقع الاتصالية (Communication Sites): تستخدم لنشر المعلومات للموظفين مثل الأخبار والإعلانات.

• مواقع الفرق (Team Sites): تُستخدم للتعاون بين فرق العمل وتشمل مكتبات مستندات، قوائم، وملفات مشاركة.

ب. المكتبات والقوائم (Libraries and Lists)

• مكتبة المستندات: تُستخدم لتخزين وتنظيم الملفات.

• القوائم: تُستخدم لجمع البيانات التي قد تكون على شكل جداول، مثل قوائم الموظفين، المهام، أو الطلبات.

ج. الصلاحيات والأمان

شير بوينت يقدم نظامًا متقدمًا لإدارة الصلاحيات، حيث يمكن التحكم في من يستطيع:

• عرض، تعديل أو حذف الملفات.

• الوصول إلى مواقع محددة.

• استخدام ميزات معينة.

د. محرك البحث الداخلي

يمتلك شير بوينت محرك بحث متقدم يمكّن المستخدمين من:

• البحث عن ملفات أو مستندات محددة.

• تصفية النتائج باستخدام البيانات الوصفية.

• العثور على محتوى داخل الملفات نفسها.

4. فوائد استخدام شير بوينت في المؤسسات

5. SharePoint Online مقابل SharePoint Server

6. مراحل استخدام شير بوينت داخل المؤسسة

أ. تحليل الاحتياجات

تبدأ المؤسسة بتحديد الأهداف التي ترغب في تحقيقها باستخدام شير بوينت، مثل إدارة المشاريع أو أتمتة العمليات أو تطوير موقع داخلي.

ب. التخطيط المعماري

يتم تحديد البنية المطلوبة من المواقع، المكتبات، الصلاحيات، وتكاملها مع الأنظمة الأخرى.

ج. التطوير والتخصيص

يمكن استخدام أدوات مثل SharePoint Designer أو Power Platform لتخصيص المواقع وإنشاء التطبيقات الداخلية.

د. التدريب ونشر النظام

يتم تدريب الموظفين على استخدام شير بوينت وفق الأدوار المختلفة، ونشر النظام تدريجياً لضمان تبني المستخدمين.

هـ. الصيانة والتحديث

تتطلب المنصة صيانة دورية، وضبط الصلاحيات، ومراجعة الأداء لضمان الاستمرارية.

7. التحديات الشائعة وحلولها

أ. مقاومة التغيير

كثير من المستخدمين قد يواجهون صعوبة في التكيف مع النظام الجديد. يتم التغلب على ذلك من خلال:

• جلسات تدريبية دورية.

• دعم فني مباشر.

• إشراك الموظفين في مراحل التطوير.

ب. تعقيد البنية

يمكن أن يؤدي الاستخدام غير المنظم لشير بوينت إلى فوضى في المحتوى. يُنصح بتعيين مسؤول محتوى ومراجعة دورية للمكتبات والمواقع.

ج. مشكلات الأداء

في النسخ المحلية (On-Premises)، قد تؤثر مشاكل البنية التحتية على الأداء. يُنصح باستخدام SharePoint Online إذا كانت البنية التحتية غير مستقرة.

8. المستقبل الرقمي مع شير بوينت

تتجه مايكروسوفت إلى تطوير شير بوينت كمنصة ذكية تعتمد على الذكاء الاصطناعي والتكامل مع تقنيات مثل Microsoft Copilot وPower BI، مما يفتح آفاقًا جديدة أمام المؤسسات لتحليل البيانات، أتمتة المهام المتقدمة، وتقديم تجارب رقمية مخصصة لكل مستخدم.

9. المصادر والمراجع

• Microsoft Learn: https://learn.microsoft.com/sharepoint

• TechNet SharePoint Documentation: https://techcommunity.microsoft.com

هذا المقال يمثل نظرة موسعة وعميقة إلى منصة شير بوينت التي تُعد ركيزة أساسية في التحول الرقمي وإدارة المعرفة داخل المؤسسات الحديثة. من خلال اعتماد هذه الأداة، تستطيع المؤسسات تعزيز الإنتاجية، تحسين جودة العمليات، وتوفير بيئة عمل ديناميكية تدعم التعاون والتطوير المستمر.