طريقة كتابة رسالة رسمية باللغة العربية
تعد الكتابة الرسمية من المهارات الأساسية التي يتطلبها العديد من المجالات، سواء في العمل أو التعليم أو المؤسسات الحكومية. إن كتابة الرسائل الرسمية تتطلب درجة من الدقة والاحترافية في صياغة الكلمات، بحيث تعكس الجدية والاحترام للقارئ. على الرغم من أن الرسائل الرسمية قد تختلف في الصيغة والمحتوى تبعًا للغرض منها والمستقبل، إلا أن هناك بعض القواعد الأساسية التي يجب اتباعها لضمان أن الرسالة تفي بالغرض المطلوب.
1. التعرف على نوع الرسالة الرسمية
قبل أن تبدأ في كتابة الرسالة، يجب أن تحدد نوع الرسالة التي ستكتبها. الرسائل الرسمية يمكن أن تكون متنوعة، مثل:
-
رسائل طلب: تطلب فيها شيئًا معينًا من جهة أو شخص.
-
رسائل استفسار: تطلب فيها معلومات أو توضيحات حول موضوع ما.
-
رسائل شكر: تعبر فيها عن امتنانك لشخص أو جهة معينة.
-
رسائل شكوى: تعبر فيها عن اعتراضك على أمر ما أو تطلب حل مشكلة.
-
رسائل دعوة: تدعو فيها شخصًا أو جهة لحضور مناسبة أو حدث.
كل نوع من الرسائل له طابع خاص في اللغة والأسلوب، ويجب أن تراعي هذه الفروق عند كتابة الرسالة.
2. المكونات الأساسية للرسالة الرسمية
1. العنوان
يبدأ العديد من الرسائل الرسمية بوضع العنوان في أعلى الصفحة. في حال كانت الرسالة موجهة إلى جهة حكومية أو مؤسسة، من المهم أن يتم كتابة اسم المؤسسة أو الجهة بشكل واضح. عادة ما تكون العناوين في رسائل العمل أو المؤسسات أكثر تنظيماً وتوضيحاً، وقد تشمل التفاصيل التالية:
-
اسم المرسل إليه (الوظيفة أو اسم الجهة)
-
اسم المرسل (أو الجهة المرسلة)
-
تاريخ كتابة الرسالة
2. التحية
بعد العنوان، يتم البدء بتحية رسمية، وتختلف صيغة التحية حسب الجهة أو الشخص الذي يتم مخاطبته. من أبرز تحيات الرسائل الرسمية:
-
إلى من يهمه الأمر: في حال لم يكن لديك اسم الشخص الموجه إليه الرسالة.
-
السيد/السيدة الفاضل/ة: إذا كنت تعرف اسم الشخص.
-
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته: في حال كان الموضوع دينياً أو اجتماعياً.
يجب أن تكون التحية لائقة وتحمل احترامًا للمستقبل.
3. الموضوع
بعد التحية، تأتي فقرة الموضوع التي تشرح فيه سبب كتابة الرسالة. يفضل أن تكون هذه الفقرة موجزة وواضحة. الهدف هو أن يعرف القارئ فوراً محتوى الرسالة، لتحديد إذا كان يحتاج إلى اتخاذ إجراء أو رد. على سبيل المثال:
-
“موضوع الرسالة: طلب إذن بالسفر”
-
“موضوع الرسالة: استفسار حول سياسة الإجازات”
4. النص الرئيسي
بعد كتابة الموضوع، تركز الرسالة على توضيح السبب الرئيس وراء كتابتها. تتفاوت الرسائل من حيث أسلوب الكتابة بناءً على طبيعة الموضوع، ولكن هناك بعض الأمور التي يجب أن تُراعى:
-
الوضوح والدقة: تجنب الإطناب أو التكرار. يجب أن يكون النص مختصرًا قدر الإمكان مع الحفاظ على المعلومات الضرورية.
-
اللغة الرسمية: لا بد من استخدام اللغة الفصحى، والابتعاد عن العامية أو الكلمات التي قد توحي بعدم الجدية.
-
التنظيم: استخدم فقرات قصيرة، بحيث يكون من السهل على القارئ متابعة الأفكار.
-
التعبير بأدب: في الرسائل الرسمية، تكون العبارات مهذبة وأدبية، مما يعكس احترام المرسل للمتلقي.
5. الختام
تختتم الرسالة الرسمية بعد عرض جميع النقاط والأفكار، ويجب أن يتضمن الختام جملة تعبر عن الطلب أو توضح ما يجب فعله بعد قراءة الرسالة. قد تكون جملة الختام مثلاً:
-
“نأمل منكم النظر في هذا الطلب وإعلامنا بالقرار في أقرب وقت ممكن.”
-
“نرجو منكم الرد على استفسارنا في أقرب فرصة.”
-
“نشكركم على اهتمامكم وتعاونكم.”
6. التوقيع
تختتم الرسالة بتوقيع المرسل. التوقيع يختلف حسب طبيعة الرسالة ودرجة الرسمية، حيث يكتب الاسم كاملاً، ثم يتم وضع التوقيع إذا كان ذلك مناسبًا. في بعض الأحيان، يتم إضافة التفاصيل الوظيفية مثل “مدير قسم الموارد البشرية” أو “محامي الشركة”.
3. نصائح إضافية لكتابة رسالة رسمية
-
التدقيق اللغوي: من الضروري أن تتم مراجعة الرسالة بشكل جيد بعد كتابتها للتأكد من عدم وجود أخطاء لغوية أو إملائية. رسالة بها أخطاء قد تؤثر على مصداقيتها.
-
استخدام الألفاظ المهذبة: يجب تجنب استخدام أي ألفاظ قاسية أو محقرة، مهما كان السبب وراء الكتابة.
-
اختصار المعلومات غير الضرورية: الرسائل الرسمية يجب أن تكون موجزة دون إغفال أي تفاصيل مهمة.
-
الاهتمام بالشكل: الرسائل الرسمية غالبًا ما تتبع تنسيقاً محدداً مثل الهوامش، المسافات، واستخدام الخطوط المناسبة.
4. أمثلة على رسائل رسمية
مثال 1: رسالة طلب
مثال 2: رسالة شكر
مثال 3: رسالة شكوى
5. الخلاصة
كتابة رسالة رسمية تتطلب مهارة في استخدام اللغة بشكل دقيق ومحترف. من خلال الاهتمام بالتنسيق، وتوضيح الهدف، واستخدام الأسلوب المهذب، يمكن للرسالة أن تحقق الغرض منها بكفاءة. إن اتباع الخطوات السابقة سيجعل من عملية الكتابة أكثر سهولة ويضمن أن الرسالة ستصل إلى القارئ بطريقة واضحة ومؤثرة.
