زيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل

خمس طرق فعّالة لزيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل

يُعتبر العمل من المنزل تجربة حديثة نسبياً لبعض الأشخاص، ولكنه أصبح أكثر شيوعاً في السنوات الأخيرة، لا سيما بعد التقدم التكنولوجي الذي أتاح للأفراد فرصة إتمام مهامهم المهنية من أي مكان في العالم. مع ذلك، يواجه الكثير من الأشخاص تحديات كبيرة تتعلق بالحفاظ على الإنتاجية أثناء العمل من المنزل. يمكن أن تتداخل العديد من العوامل الشخصية والبيئية في المنزل مع القدرة على التركيز والعمل بكفاءة. لذلك، من الضروري تطبيق بعض الأساليب التي تساعد في زيادة الإنتاجية وتحقيق النجاح المهني بعيداً عن بيئة العمل التقليدية.

في هذا المقال، نستعرض خمس طرق فعّالة لزيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل. هذه الطرق لا تقتصر على تحسين التنظيم فحسب، بل تشمل أيضاً الجوانب النفسية والإجتماعية التي تساهم في تحسين الأداء وزيادة التركيز.

1. إعداد بيئة عمل مريحة ومنظمة

إن بيئة العمل تلعب دوراً أساسياً في تحديد مستوى الإنتاجية. فعندما تكون بيئة العمل غير منظمة أو غير مريحة، يمكن أن يؤدي ذلك إلى ضعف التركيز والتأخير في إنجاز المهام. من أجل زيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل، يجب أن تكون المساحة المخصصة للعمل بعيدة عن عوامل التشتت والتداخل.

كيفية ترتيب بيئة العمل:

• اختيار مكان هادئ: يفضل تخصيص زاوية أو غرفة معينة للعمل بعيداً عن الضوضاء والتشويشات اليومية مثل التلفاز أو الأنشطة العائلية.

• التأكد من إضاءة جيدة: الإضاءة تلعب دوراً مهماً في الحفاظ على الطاقة والتركيز. يُنصح باستخدام إضاءة طبيعية قدر الإمكان، وإذا كانت الإضاءة الطبيعية غير كافية، يجب التأكد من وجود إضاءة صناعية دافئة وغير مزعجة.

• التخلص من الفوضى: وجود أدوات ومستلزمات غير ضرورية على المكتب يمكن أن يشتت الانتباه. من الأفضل أن يكون لديك فقط الأشياء التي تحتاجها بشكل يومي في متناول اليد.

• توفير كرسي وطاولة مريحة: الجلوس لفترات طويلة في وضعية غير مريحة قد يؤثر سلباً على صحتك الجسدية وبالتالي على إنتاجيتك. استخدم كرسي مكتب يدعم وضعية الجسم السليمة وطاولة تكون مناسبة لارتفاع الشاشة.

2. تحديد جدول زمني مرن

من أبرز التحديات التي قد يواجهها العاملون من المنزل هو غياب التوقيت المحدد للمهام، مما يسبب التشتت والتأخير في إنجاز العمل. بالرغم من أن العمل من المنزل يوفر مرونة كبيرة، إلا أن هذه المرونة يمكن أن تصبح سلبية إذا لم تكن هناك خطة زمنية واضحة.

كيفية تنظيم الجدول الزمني:

• تحديد ساعات العمل: من الأفضل تحديد ساعات عمل ثابتة أو شبه ثابتة، حتى لو كانت مرنة قليلاً. ذلك يساعد في تنظيم الوقت وتحديد أوقات للراحة.

• تقسيم اليوم إلى فترات زمنية: يمكن تقسيم اليوم إلى فترات زمنية، بحيث تكون كل فترة مخصصة لأداء مهام محددة. على سبيل المثال، من الساعة 9:00 صباحاً حتى 12:00 ظهراً يمكنك التركيز على المهام الأولية، ثم تخصيص فترة استراحة قصيرة، ثم مواصلة العمل في الفترات المسائية.

• تخصيص وقت للراحة: يجب أن يكون هناك وقت مخصص للراحة بين فترات العمل، حيث أن العمل المتواصل قد يؤدي إلى الإرهاق والتراجع في الإنتاجية.

• تحديد أهداف يومية: تحديد أهداف يومية قصيرة المدى يساعد في الحفاظ على التركيز ويعطي شعوراً بالإنجاز عند اكتمال المهام.

3. استخدام التكنولوجيا بشكل فعّال

يعتبر استخدام الأدوات التكنولوجية الحديثة من أهم الأساليب لزيادة الإنتاجية في العمل من المنزل. توفر هذه الأدوات العديد من الميزات التي تساعد على تسهيل التواصل، تنظيم المهام، وتحقيق الأهداف بسرعة.

الأدوات التكنولوجية التي يمكن الاستفادة منها:

• تطبيقات تنظيم المهام: مثل “تريللو” (Trello) أو “أسنا” (Asana) التي تساعد على تقسيم العمل إلى مهام صغيرة ومنظمة مع تخصيص مواعيد نهائية لها.

• التقويم الرقمي: يمكن استخدام تطبيقات مثل “غوغل تقويم” (Google Calendar) لتنظيم مواعيد الاجتماعات، والمواعيد النهائية، والتذكيرات.

• أدوات التواصل: تطبيقات مثل “زوم” (Zoom) و”مايكروسوفت تيمز” (Microsoft Teams) تتيح سهولة التواصل مع الزملاء والعملاء، مما يساعد على تنفيذ الاجتماعات بفعالية أكبر.

• تطبيقات التركيز: مثل “فوكوس” (Focus@Will) أو “فورست” (Forest) التي تساعد في تجنب التشتت والتركيز على العمل لفترات طويلة.

• استخدام أدوات التعاون السحابي: مثل “جوجل درايف” و”دروب بوكس” التي تتيح لك مشاركة المستندات والملفات مع الآخرين بشكل سهل وفعّال.

4. التخلص من المشتتات الشخصية

أثناء العمل من المنزل، من المحتمل أن تظهر العديد من المشتتات التي تؤثر سلباً على الإنتاجية. قد تشمل هذه المشتتات مثل التحقق المستمر من وسائل التواصل الاجتماعي، أو القفز بين المهام الشخصية، أو حتى محادثات مع أفراد العائلة.

كيفية الحد من المشتتات:

• إيقاف الإشعارات غير الضرورية: يمكن إيقاف الإشعارات على الهواتف أو التطبيقات التي تسبب التشتت، مثل الإشعارات من وسائل التواصل الاجتماعي.

• التواصل مع أفراد الأسرة أو الأشخاص الآخرين في المنزل: يجب وضع حدود واضحة مع أفراد الأسرة أو الأصدقاء بشأن توقيت العمل والأوقات التي يجب احترامها من حيث عدم الإزعاج.

• استخدام أسلوب “الوقت المخصص”: مثل أسلوب “البومودورو” (Pomodoro) الذي يتضمن العمل لمدة 25 دقيقة متواصلة، تليها فترة راحة قصيرة، ثم العودة للعمل مرة أخرى.

• الابتعاد عن الأجهزة الشخصية: حاول استخدام جهاز الكمبيوتر أو الهاتف المحمول فقط للمهام المتعلقة بالعمل وتجنب فتح المواقع أو التطبيقات الشخصية التي قد تستهلك وقتك.

5. الاهتمام بالصحة النفسية والجسدية

لا يقتصر العمل من المنزل على زيادة الإنتاجية فقط من خلال المهام اليومية، بل يجب أن تشمل أيضًا الاهتمام بالجوانب النفسية والجسدية. فإذا كان الشخص غير مرتاح أو مرهق، فسيؤثر ذلك بشكل مباشر على أدائه وجودة عمله.

بعض النصائح للحفاظ على الصحة النفسية والجسدية:

• ممارسة الرياضة: حتى لو كانت التمارين بسيطة مثل المشي أو تمارين التمدد، فإنها تسهم في تحسين الصحة العامة وتزيد من الطاقة والتركيز.

• الحفاظ على نمط غذائي صحي: تناول الطعام الصحي والمتوازن يمكن أن يساهم في زيادة التركيز وتحقيق الأداء الجيد.

• الحصول على قسط كافٍ من النوم: النوم الجيد يعزز من القدرة على التفكير بوضوح ويزيد من الطاقة والقدرة على التركيز.

• الممارسات التأملية: يمكن استخدام تمارين التنفس العميق أو التأمل لتهدئة العقل والتقليل من التوتر الناتج عن العمل من المنزل.

• فترات راحة منتظمة: التأكد من أخذ فترات راحة قصيرة أثناء اليوم يمكن أن يعيد النشاط والتركيز.

خلاصة

إن العمل من المنزل يوفر العديد من الفوائد، من بينها المرونة في التنظيم، وتقليل الوقت المستهلك في التنقل، وتحقيق توازن أفضل بين الحياة الشخصية والعمل. ومع ذلك، تتطلب هذه البيئة التحديات الخاصة بها التي يمكن التغلب عليها باستخدام بعض الطرق الاستراتيجية. من خلال إعداد بيئة عمل مناسبة، تحديد جدول زمني مرن، استخدام التكنولوجيا بشكل فعّال، تقليل المشتتات، والحفاظ على الصحة النفسية والجسدية، يمكن لأي شخص تعزيز إنتاجيته بشكل كبير أثناء العمل من المنزل.