5 سلوكيات تؤدي إلى زيادة أعباء العمل

العمل، الإنتاجية، الإدارة الذاتية، ضغط العمل، تنظيم الوقت

تُعد أعباء العمل المفرطة من أبرز التحديات التي تواجه الموظفين والمؤسسات على حد سواء، حيث تؤثر سلبًا على الصحة النفسية والجسدية، وتقلل من جودة الأداء العام، وتؤدي إلى الاحتراق الوظيفي والانهاك الذهني على المدى الطويل. وعلى الرغم من أن بعض العوامل المرتبطة بزيادة أعباء العمل قد تكون خارج نطاق سيطرة الفرد، إلا أن هناك العديد من السلوكيات الشخصية التي تُسهم بشكل مباشر في تفاقم هذه المشكلة دون وعي من الشخص نفسه.

إن تحديد وفهم هذه السلوكيات هو الخطوة الأولى نحو إدارتها والحد من تأثيرها. فبعض الأفراد يكررون أنماطاً خاطئة تؤدي إلى تراكم المهام، وضياع الوقت، وتشتت التركيز، مما يحول يوم العمل إلى سلسلة متلاحقة من الضغوط. في هذا المقال، نستعرض بالتفصيل خمسة سلوكيات رئيسية تُفضي إلى زيادة أعباء العمل، مع تحليل لآثار كل سلوك، وكيف يمكن الوقاية منها من خلال تبني ممارسات مهنية صحية.

1. ضعف مهارات تحديد الأولويات

يُعد ضعف القدرة على ترتيب المهام حسب أولويتها أحد الأسباب الجوهرية لتضخم أعباء العمل. فالكثير من الأفراد يشرعون في تنفيذ الأعمال تبعًا لما يبدو لهم أكثر إلحاحًا أو ما يتلقونه من إشعارات ورسائل بريد إلكتروني، بدلاً من تقييم أهمية وتأثير كل مهمة على النتائج العامة. هذا النوع من العشوائية في التعامل مع المهام يؤدي إلى تشتيت الانتباه، وزيادة الوقت المستغرق في أداء أعمال ثانوية، على حساب المهام الجوهرية التي تحتاج إلى تركيز عالٍ.

إن غياب منهجية واضحة في تصنيف الأولويات يُفضي إلى استنزاف الجهد في أمور غير مهمة، ويؤدي في نهاية المطاف إلى تراكم المهام الرئيسية، فتزداد الضغوط ويظهر الشعور بعدم الإنجاز. وهكذا يدخل الفرد في دائرة مفرغة من الفوضى والضغط الذهني.

آثار ضعف تحديد الأولويات:

2. المبالغة في الرغبة في الكمال (Perfectionism)

السعي إلى الإتقان والجودة مطلوب، لكنه يتحول إلى عبء عندما يصبح الفرد مهووسًا بالتفاصيل ويعيد العمل مرارًا وتكرارًا للوصول إلى درجة من “الكمال” قد تكون غير واقعية أو غير ضرورية. هذا السلوك، الذي يُعرف بالكمالية، يُعد من أكبر العوامل المساهمة في تضخم أعباء العمل، لأنه يُطيل الزمن اللازم لإنجاز المهام، ويخلق ضغطًا نفسيًا دائمًا.

الكمالية تمنع الأفراد من تسليم المهام في وقتها المحدد، وتدفعهم إلى العمل لساعات إضافية، وقد تجعلهم يرفضون المساعدة أو التفويض معتقدين أنهم وحدهم قادرون على إنجاز الأمور بشكل صحيح. كل هذه العوامل تؤدي إلى استنزاف الطاقة الذهنية، وزيادة الحمل المهني بطريقة غير مستدامة.

3. رفض التفويض وتحمل المسؤولية الزائدة

من السلوكيات الشائعة لدى كثير من الموظفين، خاصة في المناصب الإشرافية، هو رفض تفويض المهام، بدافع القلق من ضعف كفاءة الآخرين أو الرغبة في السيطرة الكاملة على العمل. لكن هذا الرفض يؤدي إلى تراكم المهام على الفرد الواحد، ما يزيد من عبء العمل بشكل كبير ويُعرقل تدفق العمل داخل الفريق.

تحمّل المسؤوليات الزائدة عن الحد ليس دليلاً على الكفاءة بقدر ما هو مؤشر على خلل في توزيع الأدوار داخل بيئة العمل. فالعمل الجماعي قائم على التكامل، وتوزيع الأدوار وفقًا للخبرات والمهارات. ورفض التفويض لا يؤثر فقط على صاحب القرار، بل يؤخر سير العمل ويؤدي إلى تقليل كفاءة الأداء الجماعي.

مشكلات تنتج عن رفض التفويض:

• الإرهاق المستمر

• تضخم المسؤوليات بشكل غير طبيعي

• تعطيل عمل الفريق

• فقدان فرص تطوير الآخرين

4. الاستجابة المستمرة للمقاطعات والمشتتات

تُعد المقاطعات المستمرة، سواء من خلال الهاتف، البريد الإلكتروني، الرسائل الفورية، أو الزملاء، من أكثر العوامل المسببة لتجزئة الوقت وتشتيت الانتباه. والمشكلة تتفاقم حين يتجاوب الفرد بشكل فوري ودائم مع هذه المشتتات، بدلاً من تنظيم فترات مخصصة للرد أو التفاعل معها.

الدماغ البشري يحتاج إلى فترة من الوقت للعودة إلى التركيز الكامل بعد كل مقاطعة، وبالتالي فإن التعامل العشوائي مع المشتتات يُهدر الكثير من الوقت دون أن يشعر الفرد. كما يؤدي إلى تباطؤ في إنجاز المهام، وزيادة التوتر والإجهاد بسبب التنقل الذهني المستمر بين الأعمال.

أنواع المشتتات الشائعة في بيئة العمل:

5. عدم القدرة على قول “لا”

يواجه العديد من الأشخاص صعوبة في رفض الطلبات الإضافية أو المهام الطارئة التي تُطلب منهم، إما بدافع المجاملة أو الخوف من إزعاج الزملاء أو المديرين. ومع تكرار هذه السلوك، يجد الفرد نفسه غارقًا في مهام لا علاقة له بها أو تفوق طاقته، ما يؤدي إلى تضخم أعباء العمل بشكل غير عقلاني.

إن قبول جميع المهام دون تمييز أو مراجعة يُقلل من القدرة على التركيز في الأعمال الأساسية، ويجعل الفرد عُرضة للإرهاق الذهني والجسدي. ومن هنا تأتي أهمية القدرة على وضع حدود مهنية واضحة، والتفاوض حول الوقت المناسب لأداء المهام دون المساس بجودة العمل أو الصحة النفسية.

خلاصة تنظيمية: العلاقة بين السلوكيات الفردية وأعباء العمل

من الواضح أن عدداً كبيراً من أعباء العمل المفرطة ليس ناتجًا فقط عن حجم المهام المطلوبة، وإنما عن كيفية تعامل الأفراد مع هذه المهام وسلوكياتهم اليومية داخل بيئة العمل. فالسلوكيات مثل ضعف تحديد الأولويات، المبالغة في الكمالية، رفض التفويض، التفاعل المستمر مع المشتتات، وعدم القدرة على الرفض، تُشكل دائرة مغلقة من الضغط والإرهاق وتراكم المهام.

الوعي بهذه السلوكيات وتحليلها هو المدخل الأساسي لتطوير استراتيجية مهنية ناجحة تقوم على تنظيم الوقت، وتحديد الأولويات، والتعاون الفعال، وخلق توازن صحي بين العمل والحياة.

توصيات عملية للحد من أعباء العمل الناتجة عن هذه السلوكيات:

المراجع:

1. Covey, S. R. (1989). The 7 Habits of Highly Effective People. Free Press.

2. Newport, C. (2016). Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World. Grand Central Publishing.