استراتيجيات لإنهاء الجلسات الافتراضية

أفضل 5 استراتيجيات لإنهاء الجلسات الافتراضية بصورة جيدة

في عالم الأعمال والتعليم والتواصل الاجتماعي الحديث، أصبحت الجلسات الافتراضية جزءًا لا يتجزأ من الحياة اليومية. هذه الجلسات، التي تتم عبر الإنترنت باستخدام تقنيات مثل مؤتمرات الفيديو أو منصات التواصل الافتراضي، تقدم العديد من الفوائد مثل الراحة والتكلفة المنخفضة وإمكانية التواصل مع المشاركين من مختلف أنحاء العالم. إلا أن التحدي يكمن في ضمان نجاح الجلسات الافتراضية من البداية إلى النهاية، خاصة في ما يتعلق بإنهائها بطريقة مناسبة تترك انطباعًا جيدًا وتُحسن من فعالية التواصل.

إن إنهاء الجلسات الافتراضية بطريقة جيدة يعزز من العلاقة بين المشاركين ويوفر فرصة للتأكيد على النقاط الرئيسية التي تم التطرق إليها، مما يعزز الإنتاجية ويوفر التوجيه المناسب للخطوات التالية. لذلك، هناك استراتيجيات مهمة يمكن اتباعها لضمان أن يكون إنهاء الجلسة الافتراضية سلسًا وفعّالًا. في هذا المقال، سنتناول أفضل خمس استراتيجيات يمكن اعتمادها لتحقيق ذلك.

1. تلخيص النقاط الرئيسية التي تم تناولها

من أبرز الاستراتيجيات التي يمكن اتباعها لإنهاء الجلسات الافتراضية بصورة فعّالة هي تلخيص النقاط الرئيسية التي تم التطرق إليها خلال الجلسة. هذا لا يقتصر فقط على إغلاق الاجتماع، بل يساهم أيضًا في تعزيز الفهم والتأكد من أن جميع المشاركين لديهم نفس التصورات حول ما تم مناقشته.

من المفيد أن يتناول الشخص المسؤول عن الجلسة، سواء كان مدير الاجتماع أو المضيف، النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها ويؤكد على الأهداف التي تم تحقيقها. يمكن أن يتضمن ذلك:

• استعراض المشاريع التي تم التحدث عنها.

• تلخيص القرارات التي تم اتخاذها.

• تحديد الإجراءات التالية أو المهام التي يتعين على المشاركين إنجازها.

هذا التلخيص يوفر للمشاركين إحساسًا بالإنجاز ويمنحهم وضوحًا حول الخطوات القادمة. كما يساعد على التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة من حيث التوقعات والنتائج.

2. توضيح الإجراءات التالية والمسؤوليات

بعد أن يتم تلخيص الجلسة وتوضيح النقاط الرئيسية، يجب الانتقال إلى المرحلة التي يتحدد فيها ما سيحدث بعد الاجتماع. إن إنهاء الجلسة بتوضيح المسؤوليات القادمة والإجراءات التالية يساهم في خلق بيئة من التنظيم والترتيب ويزيد من فرصة تنفيذ ما تم الاتفاق عليه.

يجب على المضيف أن يكون واضحًا بشأن النقاط التالية، مثل:

• تحديد من سيكون مسؤولًا عن كل مهمة أو إجراء.

• وضع جدول زمني للتسليمات أو المواعيد النهائية.

• التأكد من أن الجميع يعرف مكانهم في سير العمل وما هو المتوقع منهم بعد الجلسة.

هذا التوضيح يساعد في ضمان عدم حدوث أي التباس أو ارتباك بشأن ما يجب القيام به بعد الجلسة، ويسهم في تعزيز التواصل المستمر بين المشاركين. كما يقلل من احتمالية حدوث تأخيرات أو أخطاء بسبب عدم وضوح المسؤوليات.

3. التفاعل مع المشاركين وتقديم الشكر لهم

إن التفاعل مع المشاركين بشكل إيجابي وإظهار التقدير لهم أمر بالغ الأهمية عند إنهاء الجلسات الافتراضية. يشمل ذلك التعبير عن الشكر للمشاركين على وقتهم ومساهماتهم، مما يخلق جوًا من التعاون والاحترام المتبادل.

يمكن أن يكون هذا التفاعل في شكل كلمات شكر بسيطة أو تعبير عن التقدير للمشاركة الفعالة في الجلسة. إضافة إلى ذلك، من المهم أن يظهر المضيف أو مدير الجلسة اهتمامًا بالمشاركين من خلال:

• تقدير الجهود التي بذلها كل شخص.

• تقديم تعليقات إيجابية على مساهمات الأفراد في النقاش.

• دعوة المشاركين إلى التواصل مع أي استفسارات أو ملاحظات قد تكون لديهم بعد الجلسة.

تعتبر هذه اللمسات الإنسانية والمهنية من العوامل التي تعزز من روح الفريق وتساعد على بناء علاقات قوية وطويلة الأمد بين المشاركين.

4. التأكد من استقرار التقنية قبل إنهاء الجلسة

يجب أن يتم إنهاء الجلسات الافتراضية بحرص على الاستقرار التقني والتأكد من أن جميع المشاركين قد حصلوا على كافة المعلومات التي يحتاجون إليها. يواجه العديد من المشاركين في الجلسات الافتراضية مشاكل تقنية قد تؤثر على فعاليتهم في الاجتماع، مثل تقطع الصوت أو الفيديو أو مشاكل في الاتصال بالإنترنت.

لذلك، من الضروري قبل إنهاء الجلسة:

• التأكد من أن كل المشاركين قد حصلوا على المعلومات أو الملفات التي تم مشاركتها خلال الاجتماع.

• التحقق من أن جميع الأسئلة تم الإجابة عليها وأن المشاركين على دراية بأي إجراءات أو توجيهات إضافية.

• التأكد من أن هناك قنوات اتصال بديلة في حال كان هناك مشكلة في الاتصال أو متابعة المناقشات.

قد يكون من المفيد أيضًا إرسال بريد إلكتروني تلخيصي بعد الاجتماع يتضمن الملاحظات الرئيسية، والقرارات المتخذة، وأي مستندات أو روابط تم تبادلها أثناء الجلسة. بهذا الشكل، يمكن ضمان أن الجميع لديه ما يحتاجه لتنفيذ المهام المرتبطة بالاجتماع.

5. إنهاء الجلسة بروح إيجابية ومشجعة

أخيرًا، يعتبر الختام بروح إيجابية أمرًا بالغ الأهمية لإنهاء الجلسة الافتراضية بشكل جيد. حتى لو كانت الجلسة قد تناولت مواضيع صعبة أو معقدة، من المهم أن يكون الختام مشجعًا ومحفزًا للمشاركين.

الختام بروح إيجابية يتطلب:

• الإشارة إلى النجاحات التي تم تحقيقها خلال الجلسة.

• التأكيد على أن الجميع قادر على تنفيذ الخطوات التالية بنجاح.

• تشجيع المشاركين على تقديم أي أفكار أو ملاحظات إضافية قد تكون لديهم بعد الجلسة.

إن الختام بتوجه إيجابي يعزز من الحافز والإيجابية في الفريق ويجعل المشاركين أكثر استعدادًا للتعاون في المستقبل. يشجع هذا النوع من الختام على التفاعل المستمر والمشاركة الفعّالة في الاجتماعات المقبلة.

الخلاصة

إن إنهاء الجلسات الافتراضية بطريقة جيدة هو أمر حيوي لضمان استمرارية التواصل الفعّال وتعزيز الإنتاجية بين المشاركين. من خلال تلخيص النقاط الرئيسية، تحديد الإجراءات التالية، شكر المشاركين، التأكد من الاستقرار التقني، وإنهاء الجلسة بروح إيجابية، يمكن للمضيفين ضمان أن الجلسات الافتراضية لا تقتصر على تبادل المعلومات فحسب، بل تصبح فرصة لتعزيز التعاون وتحقيق النجاح المشترك.