10 أمور عليك عدم كتابتها في الإيميل
تعتبر رسائل البريد الإلكتروني من أبرز وسائل الاتصال في العصر الحديث، سواء كان ذلك في المجال المهني أو الشخصي. لكن، لا يدرك الكثيرون أن كتابة إيميل غير لائق قد يضر بصورتك أو يترك انطباعًا سلبيًا لدى المتلقي. من الأهمية بمكان أن تكون رسائل البريد الإلكتروني واضحة، مهنية، ومكتوبة بطريقة صحيحة. في هذا المقال، سنستعرض عشرة أمور يجب تجنب كتابتها في الإيميل لضمان نجاح التواصل وتعزيز احترافك.
1. الرسائل العاطفية أو غير المهنية
من الضروري أن يتمتع الإيميل بطابع مهني بحت، خصوصًا إذا كان موجهًا إلى شخص في بيئة عمل. تجنب تضمين أي رسائل تحتوي على عواطف قوية مثل الغضب، الحزن، أو الشكوى. مثل هذه الرسائل قد تؤثر على سمعتك وتخلق صورة غير احترافية. إذا كنت غاضبًا أو مستاءً، من الأفضل أن تنتظر بعض الوقت قبل إرسال الإيميل.
2. الإيميلات المليئة بالأخطاء الإملائية والنحوية
الأخطاء الإملائية والنحوية في الإيميل يمكن أن تعطي انطباعًا بأنك لم تولِ الاهتمام الكافي لكتابة الرسالة. كما أن هذه الأخطاء قد تؤثر سلبًا على مصداقيتك المهنية. استخدم أدوات التدقيق اللغوي مثل “سبيل تشيك” أو “جوجل دوكس” لضمان خلو رسالتك من الأخطاء.
3. الإفراط في استخدام العبارات العامية
قد يكون من المغري في بعض الأحيان استخدام العبارات العامية أو غير الرسمية في رسائل البريد الإلكتروني، خاصة إذا كنت على دراية جيدة بالشخص المرسل إليه. لكن، إذا كنت في بيئة عمل أو ترسل رسالة رسمية، تجنب استخدام العبارات العامية أو التعبيرات غير المناسبة.
4. إرسال رسائل جماعية دون إخفاء عناوين البريد الإلكتروني
إذا كنت ترسل رسالة إلى عدة أشخاص، تأكد من أنك تستخدم خاصية “BCC” (نسخة مخفية) بدلاً من وضع جميع العناوين في خانة “TO” أو “CC”. إرسال عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين قد يسبب إحراجًا ويعرض خصوصية الأشخاص للخطر.
5. الإفراط في استخدام علامات التعجب
استخدام علامات التعجب بشكل مبالغ فيه يمكن أن يعطي انطباعًا بعدم الجدية أو الانفعال الزائد. في بيئة العمل، من الأفضل أن تبقى رسائلك هادئة ومهنية. استخدم علامات التعجب بحذر وتجنب المبالغة في استخدامها.
6. الإفراط في استخدام الرموز التعبيرية (إيموجي)
الرموز التعبيرية قد تكون مفيدة في بعض الأحيان للتعبير عن مشاعر أو للتخفيف من حدة الرسالة. لكن في الرسائل الرسمية أو المهنية، من الأفضل تجنب استخدامها بشكل مفرط. قد تبدو الرموز التعبيرية غير لائقة في السياقات الجادة وقد تضر بصورتك المهنية.
7. التأكيد على التوقعات أو التهديدات
تجنب استخدام عبارات مثل “إذا لم ترد على هذه الرسالة سأضطر للقيام بـ…” أو “يجب عليك الرد بحلول اليوم”. مثل هذه العبارات قد تُعتبر تهديدًا أو ضغطًا غير لائق على الشخص المتلقي. بدلاً من ذلك، حافظ على نبرة محترمة وأعطِ الشخص الآخر المساحة اللازمة للرد.
8. إرسال رسائل غير ضرورية أو مكررة
من غير المستحسن إرسال نفس الرسالة مرارًا وتكرارًا، خاصة إذا كنت لم تتلقَ ردًا. قد يُنظر إلى ذلك على أنه عدم احترام للوقت، ويمكن أن يُزعج المتلقي. انتظر فترة زمنية معقولة بين الرسائل، وتجنب الإصرار على الرد بشكل مفرط.
9. عدم تضمين موضوع واضح في الإيميل
إن عدم ذكر موضوع واضح في الإيميل يمكن أن يؤدي إلى حالة من الارتباك بالنسبة للمستقبل. يجب أن يكون الموضوع موجزًا ومباشرًا، ويعكس بدقة محتوى الرسالة. عدم وجود موضوع قد يُعرّض رسالتك للاعتبار غير الهام وقد يتسبب في إهمالها من قبل المتلقي.
10. المبالغة في تقديم الشكر أو المديح
بينما من الجيد دائمًا إظهار التقدير، إلا أن المبالغة في الشكر أو المديح قد تجعل الرسالة تبدو غير صادقة أو مغرية. حافظ على نبرة الشكر بشكل مهذب ولكن لا تفرط في استخدام عبارات مديح مفرط قد يبدو غير طبيعي.
الخاتمة
إن كتابة إيميل مهني وفعال يتطلب الانتباه إلى التفاصيل واختيار الكلمات بعناية. من خلال تجنب الأمور التي تم ذكرها أعلاه، يمكنك تحسين جودة رسائلك وضمان التواصل بشكل احترافي وواضح. إن الرسائل الإلكترونية قد تكون بمثابة مرآة تعكس شخصيتك ومهنيتك، لذا يجب أن تحرص على أن تكون كل رسالة تعكس أفضل نسخة منك.
